COLUMN

飲食店の会計処理を効率化する2ステップ!おすすめの会計ソフトもご紹介!

「毎日会計に1時間も使いたくない」
「もっと売上や利益を伸ばす施策に時間を使いたい」
「でもどうしたらいいかわからない・・・」

毎日の会計処理は正直面倒ですよね。必ずやらなければいけない仕事とはいえ、売上や利益につながらない業務に時間をとられるのは、煩わしいもの。

そんな飲食店の経営者や、これから開業予定の方のために、飲食店の会計処理を効率化する2ステップをご紹介します。導入時には覚えなければならないこともありますが、慣れてしまえば会計処理にかける時間を大幅に削減できます。

おかげ丸「会計処理を効率化できるだけでなく、経営の改善など様々なメリットがある方法だから、ぜひチェックしてみるまる~」

それでは早速ご紹介していきます!

飲食店の会計処理を効率化するには?

あなたは会計をどのように行う予定でしょうか?
またはどのように行っていますか?
会計を全て自分で行うとなると、1日1時間+月末の締めに5時間はかかると言われています。月25日間の営業とすると毎月30時間。年間で360時間。会計を行う人の報酬が時給1,000円とすると、なんと36万円もの人件費を会計に使う計算になります。

もちろん会計は重要な仕事ですが、直接売上や利益を上げる仕事ではありません。業績を伸ばすには、新メニューの開発や広告費といった生産的な仕事に、できる限りの費用や時間を投資する必要があります。そのために、会計処理はできるだけ時間をかけずに素早く行うのが理想です。

では、どうやって飲食店の会計処理の時間も費用も削減すればいいのでしょうか?ここで2つのステップをご紹介します。

  1. POSレジとクラウド会計ソフトを連動させる
  2. あとは税理士に任せる

①POSレジとクラウド会計ソフトを連動させる

POSレジの「POS」とは「Point of sale」の略称です。商品を販売した時点で、売上や在庫等の情報が自動で管理され、売上データ等の経営に重要なデータを把握できます。

一方クラウド会計ソフトとは、会計ソフトを提供する会社が管理する「クラウド」と呼ばれるサーバーに、インターネットで接続して保存する会計ソフトです。

従来の会計ソフトは、パソコンに会計ソフトをインストールして、データもパソコンに保存する形が一般的でした。それが、クラウド会計ソフトの場合、ネットにつないでログインIDやパスワードを入力すれば、パソコンでもスマートフォンでも会計処理を行えます。

POSレジとクラウド会計ソフトを連動させる最大のメリットは「自動記帳」です。お客さんが会計をした段階で、POSレジから売上データがクラウド会計ソフトに同期され、自動で仕訳してくれます。そのため、手入力が不要になるのです。

  • POSレジの費用は月々5,000円から
  • クラウド会計ソフトの費用は月々1,000~3,000円ほど

たったこれだけの費用で、会計処理にかける人件費も時間も大きく削減できます。

②あとは税理士に任せる

POSレジとクラウド会計ソフトを連動させても、自動入力された仕訳が間違っていないか、人間の目でチェックする必要があります。そこも税理士に任せちゃいましょう。

クラウド会計ソフトには請求書の管理など、便利な機能もありますし、もちろん確定申告もできます。ですが、毎日大量の売上データや仕入れ、経費の管理を行っていると、どこかでミスが生じるもの。

確定申告の時期になってから入力ミスが発覚すると、どこが間違っているのかを探すだけでかなりの時間がかかります。最初から税理士にお願いしてチェックしてもらえば、無駄な時間の発生を防げます。

その他にも、資金調達のアドバイスをくれたり、経費にできるもの・できないものの判断や、急に税務調査が来ることになった場合の対応など、税理士に任せることで、多くのメリットが見込めます。

毎月の記帳や確定申告を含めても、税理士費用は年間20~30万円程度。POSレジ・クラウド会計ソフト・税理士費用を合わせても年間30~40万円に収まります。会計のために人件費を使うより、上記3つを使った方が時間を大きく削減できる上、確定申告まで間違いなくやってくれます。

弟子「会計は自分でやらずに、税理士に頼んだり、便利なシステムを導入するといいんだね!」

おかげ丸「会計処理を手放すことで、店長やスタッフが売上や利益を伸ばす方に時間を使えるようになるまる。クラウド会計ソフトには他にもたくさんのメリットがあるから紹介するまる!」

クラウド会計ソフトを使う

先ほどPOSレジとクラウド会計ソフトを連動させるメリットをご紹介しましたが、他にもクラウド会計ソフトを導入すると、様々なメリットが得られます。

  • 銀行やクレジットカードとも連動させ、仕入れ等のデータも自動入力できる
  • いつでも会計データを閲覧できる
  • システムのアップデートが自動で行われる

POSレジとの連携だけでなく、銀行やクレジットカードのデータとも連動できるため、仕入れやその他経費の記帳も自動化できます。

また、インターネットに繋がっていればどこからでもログインできるので、いつでも会計データを把握できますし、税理士と常に情報供給できます。システムのアップデートも、サービス提供会社が自動で行ってくれるため、手作業が不要になります。

弟子「POSレジを導入しなくても、クラウド会計ソフトにはたくさんのメリットあるんだね!」

おかげ丸「早速おすすめのクラウド会計ソフトを2つ紹介するよ!」

MFクラウド

「MFクラウド」の特徴はなんといっても機能が豊富なこと。会計だけでなく、以下の機能を全て使えます。(機能によっては月間の使用回数に応じて料金が発生します)

  • 会計・確定申告
  • 請求書作成
  • 経費精算
  • 給与計算
  • 勤怠管理
  • マイナンバー管理

料金体系は以下の5パターンがあります。飲食店であれば、月額1,280円(税抜)から導入できます。

  • 個人 パーソナルライト 1,280円/月(税抜)
  • 個人 パーソナル 2,480円/月(税抜)
  • 個人 パーソナルプラス 35,760円/年(税抜)
  • 法人 スモールビジネス 3,980円/月(税抜)
  • 法人 ビジネス 5,980円/月(税抜)

freee

続いては使いやすさに定評のある「freee」。機能の豊富さではMFクラウドに劣るものの、以下のような必要最低限の機能がついています。(給与計算・勤怠管理・マイナンバー管理は別サービスの契約が必要です)

  • 会計・確定申告
  • 請求書作成
  • 経費精算

会計freeeの料金体系は以下の3パターンがあります。1つの飲食店であれば、月額1,980円(税抜)から導入できます。

  • スターター 980円/月(税抜) フリーランス・副業向け
  • スタンダード 1,980円/月(税抜) 店舗・EC運営
  • プレミアム 39,800円/年(税抜) 複数店舗・法人成り検討

POSレジも活用しよう


弟子「クラウド会計ソフトとPOSレジを連動させたら、他にも様々な機能がついてくるんだね!」

おかげ丸「これから飲食店を始める人にも、既に始めている人にもおすすめまる! 導入する前に、クラウド会計ソフトにPOSレジが対応しているかどうか、しっかりチェックするまる!」

飲食店経営者が覚えておきたい会計処理の用語・データ

次に経営者が覚えておきたい会計処理の用語・データについて解説します。これらのデータを理解することで適切な判断ができ、収益の改善や安定した経営につながります。ご紹介するのは以下の4つです。

  • 原価率
  • 減価償却
  • FL率
  • FD率

原価率

飲食店の原価は、食材費を指します。計算式は「食材費÷売上×100」です。飲食店の原価率は一般的に「30%以内が望ましい」と言われています。食材費は常に変動するので、原価率を常に把握しておかないと「気づいたら30%を超えて利益率が減っていた」となってしまう可能性もあります。

減価償却

店舗の改装や厨房設備といった高額な経費に使われるのが「減価償却」です。費用を毎年少しずつ経費として配分していきます。例えば60万円で冷蔵庫を買ったすると、冷蔵庫の耐用年数は6年なので、60万円÷6年=10万円を毎年経費として計上していきます。

「耐用年数」という言葉が出ましたが、減価償却する年数だと思ってもらって構いません。冷蔵庫のように何年も使い続けるものを、買った年にまとめて経費にするのではなく、一般的に使われる年数に分けて経費にするという考え方です。耐用年数は国税庁が決めています。飲食店の設備の耐用年数は、厨房機器が8年、器具設備が6年と決められています。

FL率

F=Food(食材費)、L=Labor(人件費)を指します。先ほど解説した原価率は、売上に対する食材費の比率(食材費÷売上×100)でしたが、FL率は食材費と人件費を足して売上で割った数字です。

計算式は、(食材費+人件費)÷売上×100となります。仮に食材費が30万円、人件費が20万円、売上が100万円とすると(30万円+20万円)÷100万円×100=50%となります。

先ほど原価率は30%以内が望ましいと解説しましたが、FL率は「55%以内が望ましい」とされています。原価率が30%なら、人件費率は25%以内にしなければFL率が55%を超えてしまいます。ただ、優良店でも50%代と言われているので、55%以内は現実的には難しいかもしれません。それでも60%を超える場合は注意が必要です。

FD率

F=Food(料理)、D=Drink(飲料)を指します。FD率とは、売上に対する料理と飲料の比率です。売上が100万円で、そのうち料理が80万円、飲料が20万円なら、FD率は8:2となります。

あくまで目安ですが、業態によってFD率は違います。一般的に居酒屋なら6:4、レストランなら8:2、カフェやバーなら2:8と言われています。

飲食店において、料理より飲料の原価率が一般的には低いため、利益率が高いと言われています。原価率を抑えて、利益率を上げるにはできる限り飲料の比率を上げる施策が重要です。

まとめ:会計を効率化して飲食店を経営しよう

会計処理に時間をかけてしまうと、新メニューを開発したり、販促を考えたりといった売上・利益を上げる施策を考える時間も減ってしまいます。ぜひPOSレジ・クラウド会計ソフトを導入しつつ、他の会計も税理士に任せて、会計にかける時間を削減しましょう。

POSレジやクラウド会計ソフトなど、様々な面で効率化が進んでいる飲食業界。厳しい競争に勝ち抜くには、効率化がとても重要です。他にもタブレットを使ったセルフオーダーシステムや、セルフレジなど、様々な効率化サービスが登場しています。

おかげ丸「POSレジとクラウド会計ソフトを同期させると、これらのデータもすぐに把握できるのでオススメまる~ ぜひご検討を~」

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