COLUMN

飲食店が利用できる受発注システム!導入のメリットとデメリットを解説

飲食店の業務で大変な作業の一つが発注作業だと思います。

経営するにあたって、様々な業者とやり取りをするのに膨大な手間がかかります。

でも、システムを導入すると発注作業が容易になるだけでなく、それに付随する様々な手間も省けます。

そこで、この記事では、受発注システムでできることと、メリット・デメリットを解説します。

おかげ丸「受発注システム導入で無駄な作業を省くまる!」

受発注システムでできることとは?

まず、受発注システムの導入でできることを紹介します。

  • ①発注作業
  • ②在庫管理
  • ③支払い管理
  • ④メニュー管理

①発注作業

取引をしている食品卸会社等へ発注する際に、電話やFAXではなく、受発注システムから発注できるようになります。

複数の業者と取引している場合でも、受発注システムで一元管理してくれるので、受発注システム操作だけで全てのやり取りが可能です。楽ですね。

また、受発注システムによっては、発注履歴から再発注できます。

そのため、発注頻度が多い商品であれば、より簡単になりますね。

②在庫・棚卸管理

在庫管理や棚卸も受発注システム上でできます。

在庫の変動が激しい飲食店ではアナログで管理するのは非常に大変。

しかし、システムで管理できれば、発注内容を在庫に反映できるので、在庫管理が非常に簡単になります。

棚卸の際にもシステムがデータを作ってくれるので、今までよりも楽に行えます。

③支払い管理

受発注システムでの発注によって、自動で取引データが作成されます。

そのデータを基に支払いの管理ができます。

また、フランチャイズなど複数店舗の運営をしている場合、店舗ごとの発注管理もシステムによって一元管理ができます。

ですので、これまで膨大な伝票入力の作業に追われていたオーナーは作業が大幅に減ります。

④メニュー管理

メニュー管理機能によって、各レシピの原価や原価率が自動で算出されます。

それによってレシピごとのコストコントロールが可能です。また、レシピごとに様々な情報を管理できます。

例えば、アレルギーや原産国に関する内容です。

こういった情報を併せて保存して、お客さまからの問い合わせがあった時にスムーズに対応ができるようになります。

弟子「受発注システムによって、いろいろと効率化できるね」
おかげ丸「そうまる。発注作業以外にもそれに付随する様々な情報をシステムによって管理できるまる」

飲食店が受発注システムを導入するメリット・デメリット

受発注システムを飲食店が活用すると、普段の業務がかなり楽になります。

そこで、飲食店が受発注システムを導入するメリット・デメリットをより詳しく解説します。

受発注システムを導入するメリット

受発注システムを導入するメリットを紹介しますね。

  • ①複数の業者へ一括発注できる
  • ②顧客満足度の向上
  • ③発注記録が残るため、人的ミスが減る
  • ④コスト削減になる
  • ⑤業務の省力化に繋がる

①複数の業者へ一括発注できる

上でも、お伝えしましたが、受発注システムによって複数の業者にもスムーズに発注できます。

従来の手順だと一つ一つの業者に電話やFAXを流して行っていたと思います。

しかし、受発注システムによって、複数の業者への発注作業も一つの端末で完結できるので、省力化されるのです。

②顧客満足度の向上

受発注システムの機能の一つとして、メニューの原材料の情報を管理できる機能があります。

原産国やアレルギー情報を結び付けておくと、いざお客さまから問い合わせがあった時にスムーズな対応ができるようになります。

その結果として顧客満足度の向上に繋がります。

③発注記録が残るため、人的ミスが減る

受発注システムを導入すると、人的なミスを減らせます。

発注業務の場合、従来の電話の方法だと発注記録を残すためには従業員自身がメモをしないといけません。

しかし、自社従業員の言い間違いや取引先企業の書き間違いなどによって、記録が正確に取れなかった場合、取引先とトラブルになることもあります。

受発注システムによる発注は記録がしっかり残るため、それらのミスが必然的に無くなります。

受発注システムを活用すれば記録が残るため、人的ミスの減少に繋がるのです。

④コスト削減になる

受発注システムを上手く活用すれば、コストを削減できます。

機能の一つにある在庫・棚卸機能、こちらを活用すれば無駄な在庫はあるか、一目で分かるようになります。

余計な在庫が把握でき発注量を減らせるので、コストの削減になります。

⑤業務の省力化に繋がる

発注作業、在庫管理、棚卸、支払い管理などなど、受発注システムによって様々な業務の手間の省力化を実現できます。

省力化して、人件費の削減が実現できてコストカットに繋がり、現場スタッフの心に余裕が生まれてサービスの質向上にも繋がりますよ。

受発注システムを導入した際のデメリット

その一方でデメリットもあります。

受発注システムは店舗経営のサポートをしてくれる素晴らしいシステムですが、デメリットを割り切ったうえで、導入を検討してください。

  • ①システム導入に費用が掛かる
  • ②取引先にPC環境が必要
  • ③取引先とコミュニケーションを取る機会が減る

①システム導入に費用が掛かる

まず、システムを導入する場合には費用が掛かってきます。

機能が豊富なシステムであれば、初期費用だけで100万円以上かかる場合もあります。

とはいえ、簡素なシステムであれば初期費用0円、月額1万円くらいで利用可能です。

そのため、システムを導入した時にコストをいくら削減できるのか、試算してみた上で予算を決められると良いですね。

②取引先にPC環境が必要

また、受発注システムを利用する場合、取引先にもPCを利用できる環境が必要です。

基本的に受発注システムは発注側・受注側ともPCを利用してやり取りをします。

そのため、取引先のPC環境が受発注システムに適さない場合、そのシステムを利用できないという事態が発生します。

そうならないように、受発注システムを導入する際は、一度取引先に「PC環境はどんな状況ですか?」と確認を取ってみましょう。

③取引先とコミュニケーションを取る機会が減る

従来の電話やFAXといった手段に比べると、受発注システムではコミュニケーションを取る機会が減ってしまいます。

それによって取引先との人間関係が疎遠になってしまうのもリスクの1つです。

方法の1つとして、受発注システムと電話を取引先によって使い分けるのも1つの手です。

例えば、昔から親密な取引先や食材の状況をリアルタイムで知りたい業者とは電話でやり取りをし、それ以外の取引先は受発注システムでやり取りします。

電話でのやり取りにも良いところがありますから、それらを両立しながら発注作業を行うのも1つの方法です。

弟子「システム導入は決してメリットばかりではないんだね」
おかげ丸「どんなことにもデメリットはあるまる。それらを踏まえたうえで導入を検討して欲しいまる~」

おかげ丸「ここからは受発注システムを大いに活用してほしい店舗について紹介するまる」

こんな店舗は受発注システムを導入した方が良い

受発注システムを導入するとメリットもデメリットもあります。

それでは、どのような状況の店舗で受発注システムを導入するメリットが大きいのか、解説します。

  • ①スタッフの残業が多く、サービスの質の維持が困難な店舗
  • ②コスト削減を実現したい店舗
  • ③今後フランチャイズ展開を視野に入れている店舗

①スタッフの残業が多く、サービスの質の維持が困難な店舗

発注作業や在庫管理の業務は、時間がかかるものです。

それらの業務によってしわ寄せが来てしまい、結果、残業が多い飲食店もあるでしょう。

残業が多い店舗こそ、受発注システムの導入がオススメです。

システムによって業務を効率化して、仕事量を減らせるので、現場に余裕が生まれます。現場に余裕が出てくると今まで以上にサービスの質向上に努められます。

受発注システム導入によって、スタッフの仕事量が減り、サービスの質向上に繋がりやすいです。

②コスト削減を実現したい店舗

受発注システムによって業務省力化が実現すると、無駄なコスト削減も実現できます。

例えば先述でシステム導入によって仕事量が減ると解説しましたが、サービスの質向上だけでなく、残業が減るのでスタッフさんの負担も減りますよ。

それ以外にも、以下のような項目の削減が見込めます。

【受発注システム導入によってコスト削減できる項目】

  • 発注作業の時間
  • 余計に発注してしまった食材
  • 伝票などの雑費

在庫管理もシステム上でできるので、無駄な発注を防げます。

また、支払い管理もシステム上のデータで入力されるのでペーパーレスが実現でき、伝票などの雑費の節約も見込めます。

システム導入によって諸々のコスト削減が実現できるわけです。

③今後フランチャイズ展開を視野に入れている店舗

今後フランチャイズ展開を視野に入れているオーナーさんにも、受発注システムの導入がオススメです。

複数店舗を経営していると、店舗ごとに発注内容や売上をまとめる作業が増えてきます。

しかし受発注システムであれば、運営店舗すべての数字を一元管理できるようになります。

そのため、管理や数字をまとめる手間が省け、店舗マネジメントが簡単になります。

フランチャイズによる複数店舗の運営を視野に入れている経営者さんは、先行投資として受発注システムの導入するのも良いですね。

弟子「システム導入は経営上の無駄を削減できるんだね」
おかげ丸「システム導入には費用が掛かるまる。だけど店舗によってはコスト削減の実現で導入費用の元が取れる場合も多いまる!」

まとめ:受注発注システムを導入すれば業務を効率化できる!

最後にこの記事のまとめです。

受発注システムを導入すると発注作業が楽になるなど、業務効率化が見込めます。

【受発注システムを導入するメリット】

  • ①複数の業者へ一括発注できる
  • ②顧客満足度の向上
  • ③発注記録が残るため、人的ミスが減る
  • ④コスト削減になる
  • ⑤業務の省力化に繋がる

【受発注システムを導入するデメリット】

  • ①システム導入に費用が掛かる
  • ②取引先にPC環境が必要
  • ③取引先とコミュニケーションを取る機会が減る

【受発注システム導入をお勧めしたい店舗】

  • ①スタッフの残業が多く、サービスの質の維持が困難な店舗
  • ②コスト削減を実現したい店舗
  • ③今後フランチャイズ展開を視野に入れている店舗

受発注システム導入に費用は掛かりますが、それによって業務効率化が実現でき、コスト削減も見込めます。

そのため、コスト削減ができた分で、導入費用をペイできる見込みも十分あります。

受発注システムは、スタッフさんが楽しく働けるお店を作る時に役に立ちますよ。ぜひ検討してみてください。

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